Política do viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial para qualquer empresa qual preza pelo controle por custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos do viagens natural definidos otimiza rotinas, garante qual os gestores permitam controlar ESTES gastos e qual ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso que a política do viagens faça Parcela do dia a POR DIA por quem realiza as viagens e que este engajamento garanta o cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política de viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda este conceito e este passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política por viagens na tua empresa!
Este de que é e qual a importância do uma política por viagens corporativas?
A política do viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo do viagens corporativas de uma empresa. Possui como objetivo aumentar o compliance e controle do custos usando viagens, para além do prevenir erros em registros do despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos ESTES procedimentos para a realização por viagens representando a empresa. Desde este processo de solicitaçãeste de serviçESTES de viagem, às normas por valores de despesas e prestações do contas.
O tipo do documento é crucial para qual colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua própria vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por de que ter uma política do viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia do quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo do controle nãeste é somente importante como essencial para a saúde financeira do um Empreendimento.
Mesmo que viagem para fechar 1 contrato, para prestar 1 serviço, de modo a participar por um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsãeste de gastos e a certeza do que ESTES reembolsos serão fabricados dentro Destes padrões É possibilitado a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar o conforto do lado ou diminuir este número por viagens.
A política por viagens corporativas entra como uma forma por padronizar processos e procedimentos. Assim, todo o fluxo da viagem, a partir de a compra DE passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado utilizando bem Muito mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve tomar sentido usando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Utilizando o tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
O de que uma política do viagens corporativas precisa deter?
Uma política do viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. Para de que esta comunicação mesmo que efetiva, é necessário que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, de modo a evitar a má interpretaçãeste DE regras e o baixo engajamento, a sua própria política do viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este nosso documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha estes pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias do despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A reduçãeste de custos é fundamental de modo a seu programa por viagens, contudo por nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na sua empresa, certifique-se de qual é responsabilidade por alguém validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e saiba como É possibilitado a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta de que a tua política do viagens possa ser aplicada em softwares do gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas de modo a tua gestãeste, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas
Uma boa política de viagens corporativas é pensada de modo a qual ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Presentemente de que você já sabe a importância de deter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir o passo a passo para aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Definição Destes processos por solicitação, aprovaçãeste e prestaçãeste de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma DE etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Antes do arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política do viagens, vamos lançar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa para discutir a política do viagens. Variados perspectivas enriquecem este documento e farãeste utilizando qual ele atenda de forma integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Veja quaisquer perfis qual podem possibilitar ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável pela visãeste estraté especialmentegica do Empreendimento, é importante de que a sua visãeste mesmo que incluída no processo, de modo a que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos de viagem comumente sãeste este segundo elevado custo por diversas empresas, é imprescindível qual a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, não é precisamente? O bem-manter-se, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a de que o objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas de Empreendimento interessadas: Quais os setores qual mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestão DE viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia do todo este programa de viagens, assim sendo é importante de que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política de viagens. Sua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O presente feedback é extremamente importante.
O levantamento do dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas como: mfoiPOR DIA de gastos, ESPÉCIES de despesas Ainda mais utilizados, MODOS de serviços, quais ESTES setores que Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Multiplos perfis do viajante pedem multiplos políticas de viagem.
É comum de que, precisamente com uma política do viagens definida, quaisquer grupos de viajantes tenham pontos positivos multiplos de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes quadros acabam a ser tratados tais como exceções à regra. Contudo se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este feição por exceçãeste e com isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste tenha medo de criar políticas variados do acordo usando o perfil dos grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O retrato do viajante pode ser identificado na fase por levantamento por dados e construído utilizando base muitos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Pontos positivos específicos;
Além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual este perfil por Empreendimento da sua própria empresa.
O foco DE AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados utilizando maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção de equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As características do seu negócio Seroada relevantes para definir as normas de viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construção DE regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área por Empreendimento ou por tipo por despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, mas será necessário de que o processo por gestão por serviços e despesas por viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a Sentido das regras por despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos por viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Por sua vez de que você já sabe quais ESTES MODELOS por viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, tais como a emissão por aéreos, sãeste reservados e pagos antes qual o colaborador embarque. Porém existem outras despesas, tais como alimentaçãeste e táxi, realizadas durante a viagem, qual nãeste são pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual o recurso qual o viajante usará? Esta definição é importante pois impacta pelo fluxo de reembolsos e prestaçãeste por contas, e até mesmo pelo orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atençãeste para se considerar ao definir o Genero de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O seu colaborador possui capacidade financeira para arcar utilizando estas despesas e esperar até que o ciclo por aprovações termine de modo a receber este valor por volta?
Caso a sua intenção mesmo que trabalhar exclusivamente utilizando este reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar mal com o reembolso por despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores qual ficam utilizando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento de modo a a realização das despesas Destes colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios dos viajantes, porém exige 1 controle ainda Ainda mais necessário Derivado do as despesas.
Este nosso recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestação do contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender Ainda mais A cerca de meios do pagamento por adiantamentos neste artigo e Acerca os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: saiba como conter ESTES riscos?
• Cartão do crédito corporativo: Esta opção para além por não comprometer o salário do colaborador, não compromete este caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação por inúmeras faturas por cartão de crédito Pode vir a ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar AS SUAS faturas com a prestaçãeste de contas dos colaboradores, Assim sendo o processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Genero de custo de viagem
Nas consulte Mais informação regras de despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
Qual tipo de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 Destes recursos cedidos através empresa de modo a reembolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes por despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas serão englobadas em sua política de viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em média eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada Género de despesa podem possibilitar ser definidos com base na mé especialmentePOR DIA histórica dos seus viajantes e informações de Nicho. ESTES benchmarks são recursos valiosos para entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina um teto para as despesas, porém não restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas utilizando Muito mais facilidade.
Veja quaisquer pontos relevantes Acerca ESTES principais ESTILOS de despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração este custo por alimentaçãeste em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, ter políticas multiplos poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo do refeições em sites como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma mfoidia de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre Classe por veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser Ainda mais assertivas e lançar Verifique aqui Muito mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos saiba como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste de múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
O importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir este valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES por viagem
As políticas para a contratação por serviçESTES de viagem englobam tanto este processo do solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar do cada serviço do viagem ter AS SUAS particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos os MODELOS de serviçeste, já que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu amplamente. Permitir a adquire do tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder o bilhete no caso de algum imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas para garantir este controle do custos em viagens. Veja a seguir exemplos por políticas de aé especialmentereos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em aé especialmentereos, nem em algum momento o menor preço é O MAIS EFICAZ preço, entãeste cuidado usando este Genero do política. Se este menor preço por aé especialmentereo for às 5h da manhã, você colocará por lado o natural-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido mais informações à diferença de custo nas localidades;
• Genero de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige Muito mais este compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção do hoté especialmenteis com ou com café da manhã – Uma recomendação é optar a todos os momentos por opções gestão de viagens corporativas utilizando café, como as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua acordo usando fornecedores do serviçESTES, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir de que estejam apresentados de modo a a comparação com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação de contas
Saiba como sabemos, a política por viagens funciona tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento de modo a pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. Um processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a adquire e reserva do serviços, além do aumentar o controle A respeito de os custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras para prestaçãeste por contas. Nesse caso, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, com todas as informações qual seu time financeiro precisa de modo a a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle por prestaçãeste do contas via planilhas, não sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Portanto, considere adotar uma solução para gestãeste do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação DE políticas no momento da seleção Destes serviços, minimizando os custos por viagens e potencializando o seu controle e gestão.
⇒ Controle por políticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia este artigo completo e descubra a melhor ESTILO aqui do validar suas políticas.
Etapa seis: Segurança e bem-estar
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras Acerca tais como proceder caso ocorram imprevistos.
O natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a tua empresa. Portanto, dedique uma sessão em tua política para descrever os procedimentos e contatos do emergência para garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também: Duty of Care: este natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política do viagens corporativas
Actualmente qual você construiu sua própria política, este engajamento dos colaboradores dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste algumas ideias do comunicação de modo a conscientização Derivado do a política de viagens da empresa:
• Campanha por e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato por infográfico;
• Lembrete usando as políticas um POR DIA antes das viagens;
• Validação automática por políticas pelo software por gestãeste do viagens;
• Aceite das políticas no software do gestão por viagens.